Новая программа, появившаяся на рынке программного оборудования под названием БИТ.Строительство открыла новые возможности в этой отрасли. Предложила её компания «Первый БИТ», в течение 15 лет обеспечивающая автоматизацию финансового учета деятельности строительных организаций, и обеспечивающая сотрудничество между подрядчиками, инвесторами, заказчиками.
Она вобрала в себя всё то, что может облегчить работу в строительной сфере. А именно возможность расчета заработной платы отдельно для каждого объекта, отслеживания движение материалов, внедрения самых оптимальных методик ведения учета и управления механизмами.
Для чего предназначена данная программа?
Главное достоинство этого программного решения в том, что оно позволяет повысить эффективность работы любого строительного объединения, влияя в первую очередь на каждое из подразделений его составляющих.
Это становится очевидным уже после пары недель применения её в практической деятельности. С ней любые формы учета не отнимают много времени, зато возрастает контроль расхода материалов, появляется прозрачность учета. Проводить все виды учета материальных ценностей отдельных подразделений и консолидировать их в учет целого предприятия становится еще проще и быстрее.
Для кого представляет интерес?
Для тех, кто связан со строительством. В программе учтены интересы таких работников как заказчики, подрядчики и инвесторы. Причем выгоду от установки программного обеспечения ощутят как маленькие организации, так и целые корпорации.
Какие предлагаются преимущества?
Помимо возможности ведения отдельного учета затрат, прихода и расхода ресурсов для каждого объекта, программа обеспечивает точный и прозрачный финансовый учет.
Необычным является и построение этой отраслевой системы, что также дает преимущества в обеспечении легкости организации работы. Модульность позволяет закрыть целый цикл задач внутри каждого подразделения, а в последующем объединить всю информацию целого предприятия. Каждый из модулей системы, будь то подрядчик, застройщик или любой другой, позволяет провести все виды учета внутри модуля, что выгодно отличает это программное обеспечение от его аналогов.
Около 200 передовых российских строительных организаций, в течении нескольких лет работающих с программным оборудованием «БИТ.Строительство» по достоинству оценили удобный интерфейс, функциональные обновления, низкую цену программного оборудования и сопровождения. Не секрет, что за те 15 лет, которые программное обеспечение этой компании находится на рынке услуг, оно зарекомендовало себя как удобное в использовании, недорогое оборудование, с которым приятно работать.
Важным моментом является то, что установка на предприятии данной программы возможна только при наличии «1С:Бухгалтерия 8» на платформе «1С:Предприятие 8.2».
В комплект установки, который получает заказчик входят дистрибутив СD и анкета регистрации. Для обеспечения защиты программы имеется электронный ключ.
Так как основным плюсом программы является её модульная структура. Остановимся на каждом из модулей, которые предлагаются в рамках программного решения.
Первый модуль: «Подрядчик»
Обеспечивает ведение автоматизированного учета подрядными организациями. Расширяются функциональные возможности «1С:Бухгалтерия 8». Финансисту строительного предприятия представляется возможность отдельно учитывать затраты подразделений, соотносить их с дополнительными сведениями, такими как, количество этапов работы, вносить изменения согласно услугам заказчика.
Функциональные возможности этой системы охватывают широкий спектр задач.
Ни одна другая программа не позволяет с такой быстротой и легкостью учитывать количество и стоимость субподрядных работ, сверять движение малоценного имущества, за основными средствами закреплять материальные ценности, составлять отчеты по материально-ответственным лицам. Также использование этого программного решения позволит на каждом объекте оценивать использование материалов, производить инвентаризацию строительства, даже если оно не завершено на конкретном объекте, при этом учитывать процент незавершенности и детализировать статьи затрат.
Относительно проведения работы субподрядными организациями имеется возможность инвентаризировать и детализировать их по подрядчикам. Сверять договоры и объекты строительства, изучать расчеты с подрядчиками и заказчиками, выявлять наличие связи объекта с договорами контрагентов. Высчитывать размер аванса в зависимости от количества выполненных работ. Помимо того, что по любому объекту подрядчика можно высчитать отдельные показатели, расходы, которые являются общепроизводственными, не конкретизируются по подразделениям. Кроме всего прочего, благодаря учету расходных материалов, не составляет труда высчитать себестоимость построенного объекта.
Второй модуль «Заказчик строительства»
Если вы бухгалтер организации, которая является заказчиком или застройщиком, то специально для вас подойдет второй модуль программы. Он позволит вам значительно упростить ведение учета деятельности вашего предприятия.
Задачи, которые выполняет этот модуль, также обширны и основываются на специфике работы подрядчика. Бухгалтеру как маленького, так и большого предприятия не составит труда ведение учета расходов, затрачиваемых на строительство, синтетического учета, расчет НДС, основываясь на специфическом характере деятельности заказчика. Также регистрировать данные площадей строительных объектов, в частности при долевом участии или переводе площади в собственность заказчика. Фиксировать ввод в эксплуатацию, передачу инвестору, получение оплаты строительства. Что немаловажно, становится проще следить за исполнениями условий договоров.
Третий модуль «Снабжение и Склад»
Главная цель появления данного модуля заключается в возможности объединения бухгалтера и прораба. Благодаря такой постановке вопроса, система поставки, обеспечения производства материалами и система контроля, финансирования работают сообща, что помогает решить многие производственные неточности и устранить задержки, связанные со сбоем поставки материалов. Фактически совместное ведение анализа нехватки материалов, их поставки, выделения средств из основного бюджета компании для покрытия расходов, касающихся обеспечением необходимого инвентаря определенного субъекта строительства, которое без труда позволяет вести третий модуль программы по достоинству оценили специалисты в области снабжения. Для них модуль является незаменимым, так как позволяет повысить качество планирования и учета материалов согласно объектам строительства.
Что позволяет сделать модуль? Как уже было сказано, он позволяет улучшить качество снабжения строительного объекта, в частности производить своевременный учет заявок, контролировать расход и приход материалов, оформлять заказ поставщику. Также учитывать операции с участием инвентаря и одежды, списывать их в случае приведения в негодность по цене приобретения. Формировать единую базу данных на основе сметы.
Четвертый модуль «Механизация»
Возможность управлять специализированными механизмами и машинами, в частности с помощью GPS мониторинга, планировать эксплуатацию механизмов на определенных объектах, задействованных в процессе строительства, оценивать состояние транспортных систем это далеко не всё, что дает сотрудникам управления механизации внедрение в работу данного модуля.
Задачи, которые призвано решить применение данного модуля, многообразны. В том числе, решение таких вопросов как, проведение учета по имеющейся собственной, а также арендованной технике, для каждого объекта оформление заявок на определенный вид техники, с указанием назначения её использования, закрепленного за каждым видом транспорта экипажа, подразделения, формирование и выдача рапорта, путевых листов, с указанием объекта строительства и объема работ, которые предполагается выполнить за определенный временной промежуток, расчет расхода горюче-смазочных материалов, соответствие расхода нормам предприятия, изучение отчета по ведомостям, предоставляемым АЗС. Также данное дополнение позволяет планировать технические осмотры и ремонт техники, учитывать затраты в ДТП и средства, расходуемые на оплату штрафов, обеспечивает интеграцию с новейшими системами мониторинга, формирование графической системы, проведение GPS-мониторинга, и расчет по его данным расходуемых ГСМ и пробега.
Пятый модуль «Казначейство и Бюджетирование»
С помощью данного модуля у финансистов строительных компаний появляется возможность автоматизировать все виды учета предприятия, причем отчет по бюджетам может формироваться по каждому объекту самостоятельно, с индивидуально оформленной детализацией по заказчикам, договорам или объектам.
Программа позволяет сгруппировать действия финансистов строительных предприятий и бухгалтеров, в следствие этого возможно избежать повторного ввода данных по одному объекту, плюсом является легкость и скорость учета бюджетных средств.
Шестой модуль «Управленческий учет»
С помощью данного модуля у бухгалтеров предприятия появляется возможность с большей эффективностью управлять финансами строительных организаций, причем возможно ведение учета по стандартам самого предприятия, российским нормам и международным правовым актам. Это повышает уровень планирования финансового учета. Также у финансистов предприятий, использующих данную подсистему, появляется возможность параллельного ведения учета по нескольким формам и нормам, что особенно важно в случае если нормы отличаются от международных стандартов. Информацию по каждому отдельному объекту строительства в результате есть возможность объединить и создать единую финансовую систему предприятия.
Совершенно новая программа «БИТ.Строительство. Зарплата», которая не имеет аналогов, являясь дополнением к программе компании 1С «1С:Предприятие 8. Зарплата и управление персоналом» позволяет производить расчет заработной платы, при этом расчет можно производить отдельно по каждому объекту. Данное решение позволит решить все вопросы начисления заработной платы в строительной организации.
Каждая отрасль имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать при организации учета. Строительная деятельность отличается от большинства других составом бюджетных статей и их сметным характером. Есть и другие важные нюансы планирования. Рассмотрим, какие особенности финансового управления оказывают влияние на ведение и организацию управленческого учета в строительных компаниях.
Что собой представляет управленческий учет
Управленческий учет – это системная деятельность по всестороннему анализу (измерению, обобщению, истолкованию и т.п.) различных производственных показателей, оказывающих влияние на принятие решений по управлению.
Управленческий учет существует наряду с бухгалтерским, напрямую связан с ним. Бухучет является фундаментом и информационной платформой для показателей управленческого учета.
В зависимости от того, какие именно показатели изучаются, управленческий учет можно подразделить на:
- производственный;
- учет по местам возникновения затрат;
- учет фактических затрат (вычисление себестоимости).
На что направлен управленческий учет
Цель управленческого учета – обеспечить руководство информацией, на основе которой будут приниматься решения. В рамках поставленной цели эта деятельность призвана выполнять следующие задачи:
- составление производственного бюджета;
- планирование деятельности организации (ресурсные, бюджетные планы);
- повышение эффективности бизнес-затрат;
- минимизация финансовых рисков;
- контроль денежной составляющей;
- анализ и коррекция выбранной стратегии управления.
Специфика строительной отрасли с точки зрения управленческого учета
Для строительства как деятельности характерен ряд специфических нюансов, которые обуславливают повышенный финансовый риск при реализации проектов в этой сфере. Управленческий учет позволяет значительно уменьшать степень риска, если он организован и ведется на основе принятых во внимание отраслевых факторов.
- Зависимость от государства. Строительство, как никакая другая сфера, во многом подчиняется государственной «машине», в первую очередь, в получении разрешительных документов, согласовании, оформлении и т.п. Расходы на эти действия трудно запланировать заранее.
- Длинный инвестиционный цикл. Стройка – дело небыстрое. От начала воплощения проекта до его завершения (принятия комиссией готового здания) может пройти несколько лет, иногда и десятилетие, а за это время положение на рынке может существенно перемениться.
- Каждый проект – единственный. Да, существуют типовые сооружения, но даже их нужно адаптировать под определенную местность, учитывать и другие уникальные нюансы.
- Проектно-сметный характер деятельности. Финансовое планирование опирается на ранее составленную смету, от которой зависит эффективность проекта.
- Своеобразная управленческая структура. Большая часть отечественных строительных организаций функционирует в виде холдингов, объединяющих в себе некоторые производства, компанию-подрядчика, проектное бюро, инвестиционную компанию и др. Иногда над этой структурой существует отдельная управляющая компания, в ряде случаев ее функции выполняет инвестор.
- Человеческий фактор. К сожалению, следует отметить, что нередко персонал и управляющие строительными компаниями плохо приемлют нововведения в области методик управления, информационных систем, что может затруднять внедрение эффективного управленческого учета.
НАПРИМЕР. Строительная фирма возводит многоквартирный дом, жилье в котором планируется реализовать. Чем ближе завершение стройки, тем выше цена квартир. В готовом и принятом доме они будут стоить значительно дороже, чем на начальном этапе строительства. Поэтому трудно соотнести план строительства с планом реализации квартир. Нужно вести учет таким образом, чтобы на каждом этапе продавать столько квартир, учитывая меняющуюся цену, чтобы иметь возможность как минимум финансирования данного этапа строительных работ.
Методики управленческого учета
В настоящее время разработано несколько информационных систем управленческого учета, которые по-разному подходят к бюджетированию:
- «Директ-костинг» обобщает прямые затраты отдельно по каждому строительному объекту, а косвенные затраты списывает на уменьшение операционной прибыли, демонстрируя взаимосвязь между прибылью строительной организации, объемом ее производства и понесенными затратами;
- «Стандарт-кост» предлагает разработать по каждой статье расходов определенные показатели нормы, учитывая фактические затраты и регистриуя отклонения от обозначенных норм;
- CVP-анализ (от англ. «costs-volumе –profit» – «затраты-объем-прибыль») – регистрирует взаимосвязь издержек, реализационных цен, производственной деятельности и итогового финансового результата.
Данные методики применяются в строительстве в интеграции. Особенно важно использование «Стандарт-кост», поскольку проектно-этапный характер данного производства предусматривает достижение конкретных нормированных показателей – строительных стандартов.
К СВЕДЕНИЮ! Знаменитое «правило Гантта» гласит, что расходы, превышающие нормы, не должны включаться в затратные счета, а относиться на тех лиц, кто за них ответственен.
Отечественные сложности внедрения управленческого учета
Главная причина, по которой более 2/3 руководителей компаний принимает управленческие решения большей частью интуитивно, – отсутствие понимания необходимости такого учета. Кроме этого, можно выделить еще ряд препон, стоящих на пути эффективного бюджетирования в строительной отрасли:
- неоперативность существующей отчетности – из-за запаздывания учетной документации информация в ней часто становится неактуальной;
- безадресность – затраты группируются не по центрам финансовой ответственности, а просто поэлементно, то есть часто неясно, к какому из строительных подразделений относится та или иная группа бюджетных элементов;
- отсутствие мотивации экономить – снижение издержек не является привлекательным для руководства, внутренняя отчетность весьма несовершенна;
- ряд нерешенных проблем учета – так, например, аналитический учет значительной части отрасли – незавершенного строительства – практически не ведется.
Основные принципы организации управленческого учета в строительстве
Принимая во внимание специфику строительной отрасли и объективные трудности внедрения управленческого учета, особенно автоматизированного, можно обобщить рекомендации для строительных компаний, которые стремятся ввести у себя эффективный управленческий учет:
- Опора на бухгалтерский учет (с принятыми на предприятии планом счетов, привычными формами отчетности, общепринятой двойной записью «дебет-кредит» и т.п.).
- Достижение максимальной оперативности и фактического отображения финансов в соответствующей документации.
- Приоритетность экономической реальности над документальным проведением.
- Максимальное отделение прямых затрат от косвенных расходов на уровне «первички».
- Совмещение всех статей бюджета (активов, пассивов, оборотов).
- Учитывая проектно-сметный характер бюджетирования строительной организации, дополнительно:
- прямые расходы учитываются отдельно по строительным объектам;
- амортизация строительной техники и механизмов списывается в зависимости от объема работ на конкретных объектах;
- накладные расходы распределять по объектам по единому выбранному методу (наиболее целесообразно соотносить их с заработной платой рабочих);
- принять определенные нормы для распределения накладных расходов в обозначенной пропорции (коммерческие, общехозяйственные, общепроизводственные);
- включать в стоимость основных активов затраты на транспорт, материальные запасы, складирование и пр.
Данные управленческого учета имеют значение не только для бухгалтерии, но и для всей политики менеджмента строительной организации. На их основе могут быть сформированы общепонятные формы финансовой отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках и др. Результативность данного вида учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень – интегрированный, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.
Назначение модуля: является многофункциональным решением для эффективного управления бизнес-процессами. Возможности системы предусматривают постановку управленческого учета. Ключевые возможности Основные функциональные возможности: создает общую информационную платформу и консолидирует отчетность по компании в целом, холдингу, корпорации; осуществляет постановку и ведение в соответствии с современными методиками и действующими на предприятии правилами полноценного управленческого учета; предоставляет возможность не только вводить, обрабатывать и хранить все необходимые данные для управленческого учета, но и вести учетные процессы с формированием отчетности по разным стандартам (РСБУ, МСФО, US/UK GAAP) Включает все возможности модуля «Казначейство и бюджетирование»
Казначейство Проект Договора Электронное согласование Договор контрагента (В Бух.) Дополнительные условия по договору Управление затратами Автоматическое создание договора в MS Word по шаблону Графики платежей Графики начислений Подсистема «Управление договорами»
Оповещение пользователей по Пользователи могут быть оповещены при изменении статусов документов, при проведении объектов системы, а также при наступлении других событий, например таких как: Установлен статус Принято решение Изменено состояние процесса Изменено состояние задачи Имеются документы для визирования 20
Подсистема «Бюджетирование» Методология Бюджетные и отчетные формы Технологии Процессы Подсистема «Бюджетирование» Единые справочники Единые алгоритмы Аналитические разрезы (8 основных, 7 доп.) Инструмент построения бюджетных моделей Бизнес-драйверы Методика консолидации Интеграция с учетной системой Инструменты обмена данными: загрузка из Excel, из внешних баз Бизнес-процессы и регламенты Контроль и управление Поддержка методологии и управление НСИ Центры финансовой ответственности Функциональные бюджеты (опер., вспом.) Основные и мастер- бюджеты Формы управленческой отчетности (отд., конс.)
Подход к формированию бюджетов Бюджет продаж Бюджет закупок Бюджет общехозяйственных расходов Бюджет производственных затрат Бюджет ФОТ Прочие бюджеты Операционные и вспомогательные бюджеты Мастер бюджеты БДР БДДС Баланс Распределение косвенных расходов Консолидация и финансово- экономический анализ
Аналитические разрезы В подсистеме предусмотрены следующие разрезы планирования: Период Сценарии ЦФО (Финансовая структура) Статья оборотов по бюджету Номенклатурная группа Банковский счет Проект Произвольные аналитики (Склады, Организации, Объекты строительства, Вид деятельности и т.д.)
Модуль «Управленческий учет» позволяет проводить консолидацию в следующих подсистемах: Международный учет Управленческий учет Российский бухгалтерский учет Бюджетирование При этом доступна консолидация на уровне: ПРОВОДОК, сформированных в модуле «Управленческий учет». ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ, загруженных из ЛЮБЫХ внешних подсистем (В том числе Excel, других баз 1С и т.д.) Консолидация
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО Отчеты МСФО Параллельный учет операций по МСФО: Основные средства Нематериальные активы Финансовая аренда Финансовые инструменты Отложенные налоги Переоценка валютных счетов Закрытие счетов МСФО Подсистема «МСФО» Проводки РСБУ Трансляция проводок РСБУ в МСФО Проводки МСФО План счетов РСБУ Мэппинг Документы РСБУ План счетов МСФО Консолидация Консолидационные корректировки
31 Совместно с программой БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет поставляется инструмент для руководителя – Панель индикаторов. На Панели индикаторов on-line отображаются ключевые показатели компании в заданных аналитических разрезах. Набор ключевых показателей не является фиксированным и может быть полностью настроен под требования компании. Отчетность по МСФО
