Любая компания, занимается ли она строительством, производством готовой продукции, перевозками, торговлей и т.д., заинтересована в росте объемов реализации. Исходя из существующей практики, этого можно добиться при планировании продаж.
Наиболее реальным составленный документ по объему сбыта будет являться в том случае, если при его создании будут учтены факторы, оказывающие влияние на динамику реализации продукции конкретного предприятия.
Важность планирования
Необходимо ли предприятию составлять документ, в котором указываются конкретные пути и объемы реализации продукции? Ответ на этот вопрос однозначный - да. Причем планирование продаж важно не только для тех, кто реализует конкретные товары. Необходимо оно и тем, кто работает в сфере услуг. Это важно:
- Для правильной организации труда. Предприятию необходимо функционировать аналогично налаженному механизму. При этом каждый сотрудник должен быть ознакомлен с целью своей работы и знать, что ему необходимо делать для того, чтобы достичь ее. При планировании объема продаж необходимо также, чтобы все члены коллектива имели представление о том, что их ожидает после выполнения задания или в случае его невыполнения.
- Для роста прибыли. При планировании продаж продавцов можно перевести с фиксированной зарплаты на минимальную ставку, добавив им премию в случае выполнения заданий по объему реализации. Это непременно повысит мотивацию сотрудников и положительно отразиться на доходах предприятия.
- Для развития. Планирование объема продаж просто необходимо для того, чтобы бизнес не стоял на месте. Постановка целей и их осуществление является приоритетной задачей для любого предпринимателя. В противном случае он будет обойден другими, более амбициозными бизнесменами.
Виды планирования
Какова цель постановки задач по сбыту продукции? Основой любого планирования продаж является осознание того минимального и максимального количества товара, которое необходимо реализовать предприятию для своего существования.
Для начинающих предпринимателей наиболее важно определиться с наименьшим из этих значений. Планирование плана продаж с учетом минимального количества реализуемого товара позволит компании определиться с самым низким уровнем своего существования, за пределами которого ее функционирование становится просто невозможным. Те же фирмы, которые встали на путь роста, должны проводить планирование продаж продукции на максимальном уровне.
Постановка задач по реализации может быть:
- перспективной, учитывающей долгосрочную стратегию на 5-10 лет;
- текущей, разрабатываемой на год с уточнением и корректировкой показателей перспективного планирования;
- оперативно-производственной, когда планирование и организация продаж осуществляются на короткие отрезки времени (месяц, квартал и т.д.).
Что влияет на продажи?
На объем реализации продукции влияет ряд факторов. Среди них:
- сезонность, зависящая от времени года, месяца и т.д.;
- динамика рынка в целом (сокращается он или развивается);
- действия конкурентов, которые могут влиять на объемы реализации как с отрицательной точки зрения, так и с положительной;
- изменения законодательных актов (таможенных, налоговых, трудовых), оказывающих воздействие на конкурентоспособность партнеров по бизнесу и на покупателей;
- ассортимент товаров (его увеличение или уменьшение, включение в него новых наименований продукции или напротив, исключение их из перечня реализации);
- система ценообразования, предусматривающая понижение или повышение стоимости на те или иные виды продукции, внедрение системы скидок, предоставление товаров в кредит и т.д.;
- каналы сбыта;
- покупатели;
- сотрудники, входящие в штат предприятия;
- активность действий компании на рынке по продвижению своей продукции.
Этапы работы
Существуют различные методы планирования продаж. Самым простым из них, но в то же время ошибочным, является учет результатов и прибыли, полученной предприятием в прошлых периодах. Постановка целей при этом будет способствовать существованию типовой ситуации, при которой планирование продаж на предприятии вроде бы существует, но для выполнения поставленных задач от менеджеров не потребуется никаких дополнительных усилий. Разумеется, для организаций розничной или оптовой торговли весьма важен анализ продаж. И планирование в этом случае будет более эффективным. Однако анализ реализации является лишь одним из шагов выполнения поставленной цели. В противном случае предприятие окажется в такой ситуации, когда у руководства и у продавцов будет иметь место различное представление о «правильных планах», которые, скорее всего, окажутся невыполнимыми.
Правильное решение поставленной задачи предусматривает доведение до каждого продавца своего объема реализации. При этом план продаж должен быть составлен с разложением по всем квотам (сечениям). Попадание в его интервал должно находиться в пределах от 85 до 105%. Возможно и перевыполнение плана в размерах 105-120%.
Рассмотрим, каковы основные этапы работы по составлению подобного документа.
Анализ тенденций рынка
Что в первую очередь необходимо учесть при планировании и прогнозировании продаж? Важен анализ макроэкономических и политических тенденций.
Планирование процесса продаж на следующий год желательно начинать уже в конце октября или в первых числах ноября года текущего. Для начала производится оценка политической ситуации с прогнозированием ее возможных изменений. Одновременно с этим рекомендуется проведение анализа целого ряда экономических показателей, в числе которых ВВП и цена нефти, уровень отрицательной активности промышленных производств, рост сумм инвестиций в основные средства, экспортные показатели и т.д. При прохождении данного этапа изучаются прогнозы компаний Fitch Ratings и Ernst Young.
Анализ ситуации на рынке
Каков следующий этап планирования продаж? Этот шаг потребует проведения анализа ситуации, складывающейся на рынке. При этом необходимо выяснить, не выросло ли число конкурентов компании, не ожидается ли снижения спроса на реализуемую продукцию, насколько возможным явится соответствие предыдущему плану продаж? Все вышеперечисленные изменения обязательно должны быть учтены при прохождении данного этапа. Это позволит дать оценку потенциалу рынка и продаж. Первое понятие означает тот максимальный объем товара, который возможно реализовать всеми компаниями. Под потенциалом продаж понимают количество продукции, продаваемое конкретной фирмой, и уровень предполагаемого к получению дохода.
Получение конкретных данных возможно при проведении маркетологами или сотрудниками предприятия анализа спроса, а также конкурентного предложения. В процессе работы происходит сопоставление прогнозов и фактических показателей. Исходя из полученных результатов можно будет судить о том, достигнута или нет поставленная перед предприятием цель.
Анализ предыдущих продаж
Данный шаг является весьма важным для понимания основных факторов, влияющих на объем реализации, в числе которых сезонный спрос и т.д. Для проведения подобного анализа следует изучить всю статистику продаж за последние годы работы. Наиболее полно собранная информация значительно упрощает планирование. В этом случае рекомендуется построение графиков с отражением полученных результатов по определенным периодам (месяцам, годам и т.д.). Необходимо также выведение среднего показателя продаж. Он укажет на тот объем товара, который реализован в январе, феврале, марте и в других месяцах.
Определение сезонности
Что предполагает собой следующий этап планирования продаж? Данный шаг потребует определения того, существует ли сезонность бизнеса. Для этого необходимо произвести выяснение причин, которые повлияли на снижение роста объемов продаж в предыдущих периодах. Это может быть кризис или человеческий фактор, увольнение работников, сезонность и т.д.
Все эти факторы обязательно должны найти отражение при составлении плана развития продаж на будущий месяц. Данные показатели непременно прорабатываются.
Если имеет место сезонность продаж, то в таком случае понадобится вычесть или добавить к предполагаемому объему реализованной продукции соответствующее количество процентов. Их величину необходимо определить исходя из анализа данных за предыдущие годы. После этого возможен расчет прибыли, которую обеспечит выполнение заключенных договоров. Из полученной суммы вычитают приблизительно 20%, которые станут страховкой на непредвиденные случаи.
Учет продаж менеджеров
На следующем этапе планирования проводится анализ деятельности отдела продаж. При этом учитывается вклад в объем сбыта продукции каждого из менеджеров.
Всем работникам должна быть дана индивидуальная характеристика. В ней находит отражение работа, проделанная ими в течение месяца. Это число "холодных" звонков, проведенных встреч и оформленных договоров. Также необходимо составить примерный прогноз по тому количеству соглашений, которое каждый из менеджеров сможет оформить в течение будущего отчетного периода. Далее для всего отдела должен быть определен средний показатель. Разумеется, на ведущих специалистов ориентироваться не нужно. Подобный план продаж будет просто недостижимым. Усредненные показатели по отделу позволят составить более реалистичные прогнозы.
Прибыль от постоянных клиентов
При планировании продаж необходимо проведение анализа того процента реализованной продукции, которая приобретается постоянными покупателями. В частности, важно понимание того, с какой периодичностью они совершают покупки, и что из предложенного ассортимента их интересует больше всего. В дальнейшем на более продаваемый товар и нужно будет делать упор. Данная продукция выступит основной при планировании продаж и для других клиентов.
Бывает, что количество реализуемых товаров велико по различным их наименованиям. В таком случае планирование производится в разрезе каждого наименования продукции.
Согласно утверждениям экспертов рынка, успешным может стать только такой бизнес, основой которого являются постоянные клиенты. Однако подобный принцип не работает для тех компаний, которыми осуществляются разовые продажи.
Прогнозирование числа клиентов
При планировании продаж рассчитывается стоимость той первой покупки, которую совершат новые для компании покупатели, а также количество заключенных договоров на реализацию. В этом случае особое внимание должно быть уделено целям, которые ставятся перед менеджерами по продажам. Например, по утверждениям сотрудника, в 60% случаев для заключения нового договора ему необходимо три раза провести встречу с клиентом. С другими потенциальными покупателями придется беседовать большее количество раз. В этом случае при планировании необходимо рассчитать количество встреч, поделив их на число рабочих дней. Исходя из этих данных и должен быть составлен примерный график реализации товаров и услуг новым клиентам. Причем такое планирование обязательно должно быть персональным. Это позволит повысить заинтересованность сотрудника в результатах, в повышении профессионализма и т.д.
Постановка цели
При прохождении всех описанных выше шагов в процессе планирования продаж, как правило, сотрудники компании уже формируют необходимый анализ сложившейся ситуации. При этом они обладают нужными статистическими планами, которые лягут в основу реалистичных целей по сбыту продукции. Например, исходя из данных анализа ситуации, сложившейся в прошлом году, становится понятным, что имеются шансы на увеличение объема сбыта на 25%. В таком случае план продаж понадобится составлять с учетом появившихся перспектив. Помимо этого, желательно поставить перед компанией и макроцель, достижение которой невозможно. Однако подобный шаг необходим для дополнительной мотивации и позволит задействовать все имеющиеся ресурсы и приложить все усилия для решения основной задачи.
Обсуждение с сотрудниками
План продаж должен быть доведен до персонала компании. С сотрудниками нужно его обсудить на начальном этапе, а также после достижения определенного результата. Вполне возможно, что подчиненные помогут внести в документ некоторые корректировки.
План продаж должен иметь сроки его исполнения. Желаемый результат может быть разбит по неделям, что позволит сотрудникам несколько изменить свои действия, если что-то пойдет не так. Далее составленный план реализации должен быть утвержден руководителем.
Бюджет расходов
Следующий шаг планирования продаж является наиболее ответственным. Он предполагает собой составление бюджета затрат на реализацию. Это планирование закупок производства и продаж, выделения средств на рекламные кампании, выплату премий сотрудникам и т.д. Данная задача непроста. Ведь намного легче просчитать предстоящие расходы, чем определиться с тем, сколько необходимо реализовать продукции, чтобы эти расходы были оправданы.
Подобный бюджет принимается при одновременно планировании закупок и продаж. То есть в данном случае принимается во внимание объем производственных и коммерческих расходов, а также предполагаемая маржинальная прибыль. Помимо этого, управление продажами предполагает отслеживание показателя выручки (отгрузки), а также данных о дебиторской задолженности и поступлении на банковские счета финансовых средств.
На основании данных по планированию продаж и закупок составляется график движения денежных средств. Это также позволяет спрогнозировать уровень дебиторской задолженности и определиться со сроками ее погашения.
При планировании продаж и производства учитываются такие факторы, как:
- аналитика продукции в виде ее номенклатуры, а также объема приобретенных товаров и изделий собственного изготовления, что позволит отследить маржинальную прибыль и рентабельность продаж, определив, что пользуется потребительским спросом, а что нет;
- аналитика, учитывающая каналы сбыта, в которые входят розница и опт, комиссионная торговля и т.д., позволяющая понять, как максимально выгодно и быстро можно реализовать товар;
- данные по клиентам, учитывающие их типы, классификацию по объему закупок и т.д., что позволит отслеживать сроки, в которые предполагается погашение дебиторской задолженности, выявление безнадежных и просроченных исполнений договоров;
- аналитика географических данных, позволяющая отследить интенсивность продаж в различных регионах и отслеживающая в них покупательскую способность;
- аналитика по менеджерам (подразделениям), позволяющая дать оценку эффективности работы каждого из сотрудников, что учитывается при их дальнейшей мотивации.
Планирование продаж и производства невозможно без учета ожидаемых денежных поступлений. Именно они и предназначаются для формирования доходной части бюджета.
Планирование денежных средств осуществляется на основании уже заключенных договоров, из которых можно узнать о цене и условиях расчетов. При этом принимаются во внимание сроки образования и погашения задолженности дебиторов. Важной задачей менеджеров является отслеживание соблюдения покупателями тех сроков оплаты, которые были оговорены в заключенном соглашении.
Использование программного обеспечения
Планирование продаж является отправной точкой системы планирования деятельности всего предприятия. На основании прогнозируемых объемов реализации компания ставит перед собой те или иные цели.
На сегодняшний день становится возможным осуществлять планирование продаж и закупок в 1С. Различные конфигурации этой программы оказывают существенную помощь в работе персонала организации. Они позволяют заниматься планированием в разрезе категорий покупателей, ориентируясь на различные критерии, среди которых следующие: принадлежность к тому или иному региону, вид деятельности и т.д.
Использование 1С позволяет быстро и качественно разрабатывать различные планы, от детальных рабочих до укрупненных стратегических, которые рассчитаны на перекрывающиеся временные периоды. Так, с помощью восьмой конфигурации могут быть первоначально составлены укрупненные планы на год, на основании которых разработаны детальные месячные. Программа 1С обладает удобными средствами, позволяющими автоматизировать весь процесс выполнения задачи.
В дальнейшем конфигурация позволяет сравнивать первоначальные данные с фактически полученной выручкой, проводя анализ имеющихся отклонений.
На основании планов продаж программа 1С выстраивает и планы производства. Для обеспечения заданного цикла при этом прогнозируются поставки материалов, а также определяется уровень складских запасов.
От корректно составленного плана продаж во многом зависит общее благополучие компании и перспективы ее дальнейшего развития, поскольку получаемые доходы и объем выручки находятся в прямой зависимости. Но начинающие управленцы далеко не всегда имеют представление о том, как именно составить план продаж, какие пункты он должен содержать.
Составление плана продаж: основные понятия
Без знания теории достаточно сложно обрести четкое понимание возможностей компании в плане наращивания продаж. Ниже будут перечислены основные понятия, характеризующие данное направление деятельности.
Рыночный потенциал. Совокупное количество единиц продукции, которое способен поглотить рынок. Потенциал может оцениваться для отдельного города, национальной экономики, региона, в глобальном масштабе. Данный показатель не является статичным, изменяясь под воздействием множества факторов.
Потенциал продаж. Теоретическая способность отдельно взятой компании реализовать продукцию на рынке. На рынке с высоким уровнем конкуренции потенциал продаж фирмы зависит от ее способности к продвижению своей продукции, ценовой политики, технических усовершенствований, действий конкурентов. Если же компания является монополистом, ее потенциал продаж становится равным общему рыночному потенциалу.
Прогноз продаж. Фактический объем реализации, рассчитываемый на основе потенциала продаж фирмы, скорректированный на существующие рыночные ограничения (например, фирма физически не способна производить товар в количестве, соответствующему ее потенциалу продаж).
Квоты продаж. Объем выручки от реализации, приносимый отдельным продавцом. Данный показатель характеризует профессиональные качества сотрудников отдела продаж и эффективность их работы.
Разработка плана продаж
Качественный план продаж должен учитывать две группы факторов: внутренние и внешние. Черновая разработка плана продаж, как правило, начинается с анализа внешних факторов с дальнейшей его корректировкой, учитывающей финансовое состояние компании и ее стратегические задачи. Внешними факторами являются:
- Макроэкономические показатели (рост/сокращение совокупного спроса, деловая активность, динамика валютного курса, средняя кредитная ставка, стоимость материальных ресурсов). Предварительная оценка перспектив продаж дается на год вперед, исходя из тенденций национальной экономики.
- Положение на профильном рынке, интересующем компанию. Особенное внимание уделяется действиям конкурентов.
- Предпочтения и покупательная способность потенциальных потребителей.
Оценка состояния экономической среды является основополагающей для постановки целей фирмы на ближайшую перспективу. На практике рекомендуется учитывать как можно больше рыночных ограничений, составляя тем самым пессимистичный прогноз продаж, который даст компании определенный запас прочности.
Внутренние факторы в первую очередь затрагивают статистику продаж за последние отчетные периоды. На основе проведенного анализа выводится средний показатель продаж в месяц, квартал, за весь год. Если компания работает на рынке несколько лет, статистические данные позволяют выделить тенденции спада и роста реализации, что также необходимо отразить в плане. В случае обнаружения ярко выраженной сезонности продаж в план вносятся соответствующие корректировки. Также обращается внимание на такие моменты:
- Анализ деятельности отдела продаж в целом и отдельно по каждому сотруднику. Для более детальной оценки эффективности желательно учитывать не только количество заключенных сделок, но и количество проведенных встреч, звонков и других действий.
- Расчет объема продаж, приходящихся на потенциальных клиентов. Изучается периодичность совершенных ими покупок, номенклатура реализованных товаров.
Построение плана продаж
После сбора и предварительного анализа исходных данных можно приступать к постановке цели по продажам. Основная цель, отраженная в бизнес-плане, должна быть как можно более реалистичной, основанной на финансовом состоянии фирмы и возможностях производственных мощностей.
Не стоит пренебрегать мотивирующими свойствами макроцелей, достижение которых с точки зрения фактических показателей деятельности компании кажется невозможным. Если дополнительно внедрить систему поощрения наиболее успешных продавцов, объем реализации превысит самые оптимистичные ожидания.
Составленный план продаж необходимо разбить на временные отрезки (как правило, минимальный период – неделя) и представить сотрудникам, занятым непосредственной реализацией, чтобы они смогли внести соответствующие изменения в свой распорядок работы.
На завершающем этапе составляется бюджет будущих расходов, связанными с продажами. К таковым относятся приобретение средств связи, расходных материалов, разработка рекламной продукции, презентаций. Также в бюджет вносится средства, которые будут начислены наиболее успешным продавцам в качестве премиальных.
Как составить план продаж на месяц: пример для изучения
Существует несколько схем построения плана продаж. В предлагаемом примере использован простой и наглядный принцип расчета, использующий для прогноза продаж коэффициент сезонности.
Первая таблица содержит данные о продажах Компании А с разбивкой по месяцам и рассчитанными коэффициентами сезонности для каждого периода.
| I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | IX | X | XI | XII | Итог | |
| Выручку от реализации | 154.5 | 137.2 | 139.9 | 162.0 | 168.2 | 160.4 | 159.5 | 155.1 | 147.0 | 138.9 | 144.1 | 151.8 | 1818,6 |
| Коэф. сезонности | 1,019 | 0,905 | 0,923 | 1,069 | 1,110 | 1,058 | 1,052 | 1,023 | 0,969 | 0,917 | 0,951 | 1,002 |
Для расчета сезонного коэффициента каждое месячное значение объема продаж делится на среднюю величину продаж (151,55).
На практике расчет по данной схеме следует проводить за последние несколько лет. Таким образом, удастся немного сгладить сезонные колебания и разработать более точный прогноз. Если в одном из периодов случился форс-мажор, существенно искажающий показатели, то эти данные изымаются из выборки.
Далее предприятие устанавливает желаемый уровень продаж с учетом своей доли на рынке, планов по расширению объема и номенклатуры продукции. Предположим что Компания А усмотрела перспективу роста продаж на следующий год на 20%, то есть в стоимостном выражении:
1818,6 × 1,2 = 2182,3
В следующей таблице указаны запланированные объемы продаж по месяцам. Показатели рассчитываются по следующей схеме:
- Подсчитывается средний ежемесячный плановый показатель на следующий год:
2182.3 / 12 = 181,9
- Полученное значение последовательно перемножается на сезонный коэффициент каждого месяца, взятый из предыдущей таблицы, в результате мы получим.
| I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | IX | X | XI | XII | Итог | |
| Коэф. сезонности | 1,019 | 0,905 | 0,923 | 1,069 | 1,110 | 1,058 | 1,052 | 1,023 | 0,969 | 0,917 | 0,951 | 1,002 | |
| Выручку от реализации | 185,3 | 164,6 | 167,9 | 194,5 | 201,8 | 192,5 | 191,4 | 186,1 | 176,3 | 166,8 | 172,9 | 182,3 | 2182,3 |
Необходимо отметить, что полученный результат приводится в упрощенной форме без коррекции на уровень инфляционных ожиданий в следующем году.
Финансовое планирование любого торгового предприятия невозможно без бюджета продаж. Максимальная точность и правильность расчетов – залог успешной организации труда всех структурных подразделений. Плановые показатели определяются по каждой линейке продукции, по каждому филиалу, магазину и направлению, по каждому менеджеру (если есть такая необходимость). Рассмотрим, как составить план продаж на месяц в Excel.
Как составить план продаж на месяц: пример
У нас есть развивающееся предприятие, которое систематически ведет финансовую отчетность. На реализацию влияет такой показатель, как сезонность. Спрогнозируем продажи на будущие периоды.
Реализация за прошлый год:
Бюджет продаж на месяц будет тем точнее, чем больше фактических данных берется для анализа. Поэтому мы взяли цифры за 12 предыдущих периодов (месяцев).
Так как предприятие развивающееся, для прогнозирования продаж можно использовать линейный тренд. Математическое уравнение: y = b*x + a. Где
- y – продажи;
- х – порядковый номер периода;
- а – минимальная граница;
- b – повышение каждого следующего значения во временном ряду.
Значение линейного тренда в Excel рассчитывается с помощью функции ЛИНЕЙН. Составим табличку для определения коэффициентов уравнения (y и х нам уже известны).
Для быстрого вызова функции нажимаем F2, а потом сочетание клавиш Ctrl + Shift + Ins. А комбинацией SHIFT+F3 открываем окно с аргументами функции ЛИНЕЙН (курсор стоит в ячейке G 2, под аргументом b). Заполняем:
Выделяем сразу 2 ячейки: G2 и H2 (значения аргументов b и а). Активной должна быть ячейка с формулой. Нажимаем F2, а потом сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter. Получаем значения для неизвестных коэффициентов уравнения:
Найдем для каждого периода анализируемого временного интервала значение y. Подставим рассчитанные коэффициенты в уравнение.
Следующий этап – расчет отклонений значений фактических продаж от значений линейного тренда:
Это значение нам необходимо для расчета сезонности. Далее находим средний показатель реализации за все периоды с помощью функции СРЗНАЧ.
Рассчитаем индекс сезонности для каждого периода. Формула расчета: объем продаж за период / средний объем.
С помощью функции СРЗНАЧ найдем общий индекс сезонности:
Спрогнозируем уровень продаж на будущий месяц. Учтем рост объема реализации и сезонность.
Сначала найдем значение тренда для будущего периода. Для этого в столбце с номерами периодов добавим число 13 – новый месяц. Продлим формулу в столбце «Значение тренда» на одну ячейку вниз:
Умножим значение тренда на индекс сезонности соответствующего месяца (в примере – «января»). Получим рассчитанный объем реализации товара в новом периоде:
По такому же принципу можно спрогнозировать реализацию на 2, 3, 4 и последующие месяцы.
График прогноза с линией тренда:
При построении финансового плана продаж используется понятие «сечения». Это детализации плана в определенном «разрезе»: по времени, по каналам реализации, по покупателям (клиентам), по товарным группам, по менеджерам. Такая детализация позволяет проверить реалистичность прогноза, а в дальнейшем – проверить выполнение.
Анализ выполнения плана продаж в Excel
По каждой товарной позиции собираются данные о фактических продажах за период (за месяц, как правило).
Наша примерная таблица элементарна. Но на предприятии имеет смысл продукты распределить по товарным позициям, привести артикулы, продажи в штуках. Для более детального анализа – указать себестоимость, рассчитать рентабельность и прибыль.
Анализ выполнения плана по позициям позволяет сравнить текущие показатели с предшествующими и с запланированными. Если на каком-то участке произошло резкое изменение, требуется более детальное изучение направления.
Когда статистические данные введены и оформлены, необходимо оценить выполнение плана по товарным позициям. Таблица для сравнения может выглядеть так:
Для расчета процента выполнения плана нужно фактические показатели разделить на плановые, установить для ячеек в Excel процентный формат.
Вам понадобится
- Баланс предприятия;
- годовой или текущий бухгалтерский и статистический отчеты;
- калькулятор;
- блокнот и ручка.
Инструкция
Составьте план производства каждого конкретного изделия за определенный времени. Плановые показатели могут выражаться как в стоимостном измерении, так и в натуральных (штуки, тонны, метры) и в условно-натуральных (количество условных ящиков, банок, бутылок) величинах. Пусть текстильной промышленностью. За месяц предприятие планирует выпустить шелка на 148 , бязи – на 132 тысячи рублей и синтетических материалов – на 164 тысячи рублей. Полученные данные можно в виде таблицы с указанием наименования изделия и ого показателя в тысячах рублей.
Сложите все плановые показатели для получения общей стоимостной оценки плана:
Vп = А+Б+С,
Где А – плановый показатель по шелку, Б – по бязи, С – по синтетическим материалам, Vп – плановый объем выпуска продукции.
Vп = 148+132+164 = 444 тысячи рублей.
Найдите в балансе или иной форме отчетности показатели, которые выражены в объеме продукции, зачтенной в счет выполнения плана. Эти показатели должны иметь аналогичное значение с плановыми показателями. То есть если плановые показатели измеряются в рублях, то и результативный объемный продукции необходимо выразить в стоимостном выражении.Пусть на текстильном предприятии шелка выпустили на 147 тысяч рублей, бязи – на 132 тысячи рублей, синтетических материалов – на 158 тысяч рублей. Занесите результаты в таблицу.
Сложите фактические показатели объема выпущенной продукции.
Va = 147+132+158 = 437 тысяч рублей.
Рассчитайте выполнение плана путем деления плановых показателей на фактически достигнутый объем выпущенной продукции и умножьте произведение на 100%.
ВП = (Vа / Vп)*100%, где
ВП – выполнение плана.
ВП = (437 / 444)*100% = 98,4%Таким образом, текстильное предприятие выполнило план на 98,4%.
Источники:
- "Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия", О.В. Грищенко
- выполнение планов
- Посчитать процент выполнения плана
Высокая прибыль организации в условиях жесткой конкуренции достигается только путем эффективной постановки задач и непрерывного контроля за исполнением намеченных пунктов. Вот почему в любом бизнесе необходимо планирование с последующим определением процента выполнения плана.
Вам понадобится
- Плановые показатели производства (продаж) и показатели по итогам отчетного периода
Инструкция
В начале каждого отчетного периода (таким периодом может стать год, квартал, месяц, даже день или несколько часов для текущих задач) руководитель организации или отдела выставляет сотрудникам четко обозначенные планы и задачи. Важным условием для дальнейшего расчета процента выполнения плана является количественная измеримость этих целей. Цель «высокие продажи в текущем месяце» невозможно будет измерить и оценить объективными методами, а конкретная цифра «650 единиц товара» позволит рассчитать по итогам месяца процент выполнения плана.
По итогам работы проанализируйте достигнутый результат. Избегайте ситуации «двойного учета», которая исказит ваши данные. Продукция, проданная в прошлом периоде, но оплаченная в текущем, учитывается в фактических продажах только один раз. Аналогично, незавершенное производство можно включить в фактические показатели производства только в одном отчетном периоде. Похожие ситуации могут возникнуть с отгруженным, но еще не дошедшим до заказчика товаром.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про то, как составить план продаж.
Сегодня вы узнаете:
- Для чего необходим план продаж;
- Как его рассчитать и оформить;
- Как добиться от сотрудников выполнения плана.
Зачем нужен план продаж
Нужен ли план продаж на предприятии? Ответ однозначный – да. И не только тем, кто продает конкретные товары, но и работникам сферы услуг он тоже просто необходим.
- Для организации труда . Предприятие должно функционировать как налаженный механизм, когда каждый сотрудник имеет цель своей работы и знает, что он должен делать, чтобы ее достичь. У работников должны быть четкие представления о том, что их ждет после выполнения или невыполнения плана продаж.
- Для увеличения прибыли . Попробуйте перевести продавца с фиксированной заработной платы на минимальную ставку и премию за выполнение плана, и вы увидите, как мотивация сотрудника отразится на доходе компании.
- Для развития . увядает, если стоит на одном месте. Ставить перед собой цель и добиваться ее – вот задача для успешного предпринимателя. В противном случае его обгонят и «задавят» более амбициозные бизнесмены.
Виды планирования
В основе любого плана продаж лежит понимание того, какое минимальное и максимальное количество товаров должна продать компания для своего существования.
Наиболее важно для начинающих предпринимателей именно минимально допустимое значение, оно обозначает собой «дно», ниже которого функционировать уже невозможно. Для компаний, вышедших на путь роста и развития, важнее достижение максимальных планов.
Существует несколько видов планирования:
- Перспективное – долгосрочная стратегия на 5-10 лет;
- Текущее – разрабатывается на год, уточняет и корректирует показатели перспективного планирования;
- Оперативно-производственное – задачи делятся на более короткие отрезки (квартал, месяц и т. д.).
Правила создания плана продаж
Объем возможных продаж зависит от многих факторов. При создании плана необходимо учесть все моменты, важные для вашей сферы.
Например, это могут быть:
- Сезонность;
- Динамика развития и тенденции на рынке;
- Причины спада в прошлые периоды;
- Изменения в политике, экономике и законодательстве;
- Изменение ассортимента и цен;
- Каналы сбыта и потенциальные покупатели;
- Сотрудники;
- Реклама.
Порядок разработки плана продаж
Полный годовой план, основанный на глубоком анализе, создается несколько месяцев.
Чтобы получить адекватный результат и ничего не упустить необходимо:
- Проанализировать тенденции в политике и макроэкономике . Как изменяется ВВП страны? Что происходит с ценами на нефть, газ и с курсом валют? Не лишним будет ознакомиться с мнениями экспертов, ведущих экономических СМИ.
- Изучить ситуацию на рынке . Увеличится или уменьшится спрос? Появились ли новые конкуренты и потенциальные клиенты?
- Вывести статистику продаж по прошлым периодам . За год в целом и за каждый месяц в частности.
- Проанализировать причины спада и роста . Это может быть сезонность, изменения в политике компании, новый ассортимент, кадровые изменения. Составляя план на будущий год, обязательно опирайтесь на значимые моменты.
- Составить статистику продаж отдельно по продавцам и отделам . Ориентироваться на лидеров будет слишком оптимистично, но постарайтесь немного приблизить к ним среднее значение.
- Сформировать базу постоянных покупателей . Сколько прибыли они приносят, как часто и за какими товарами они приходят? Конечно, этот этап не относится к компаниям, ориентированным на разовые продажи.
- Поставить цель . На основе сделанного ранее анализа уже можно представить какие были продажи в прошлом году, и на сколько их возможно увеличить в будущем. Лучше поставить две цели: выполнимую и идеальную. Именно наличие второй будет напоминать, что не стоит останавливаться на достигнутом.
- Обсудить план с подчиненными . Установить сроки и личностные инструкции.
- Составить бюджет . Имея наглядный план продаж, проще рассчитать, сколько придется потратить на закупки, рекламу, на премии сотрудникам.
Методы расчета плана продаж
При расчете планируемых продаж можно использовать следующие методы:
- Субъективные: опросы, анкеты, решения, основанные на опыте предпринимателя;
- Объективные: тестовые продажи, анализ ранних периодов, статистика спроса.
Не существует универсального метода разработки плана продаж для любой компании. Каждое предприятие избирает свой способ, опираясь на потребности и особенности деятельности.
Методов множество, но не обязательно знать их все. Достаточно избрать несколько подходящих под определенный бизнес и использовать их в комплексе.
Рассмотрим подробнее несколько основных методов, применяемых при расчете плана продаж.
| Метод | Преимущества | Недостатки | Краткое описание |
| Анализ ожиданий покупателей | Оценка и подробная информация о товаре идет от потенциальных потребителей. Эффективно для новых продуктов | Возможны ошибки при определении группы покупателей. Зависимость от точности оценок | Применяются опросы потенциальных покупателей для оценки товара |
| Мнение персонала | Точность | Низкая объективность | План составляется на основе мнения продавцов |
| Коллективное мнение руководителей | Просто и быстро | Коллективная ответственность | Оценка руководителей усредняется, а если возникают сильные разногласия – проводится обсуждение |
| Метод Дельфи | Самый объективный из субъективных методов, влияние мнения группы сводится к минимуму | Долго и относительно дорого | Руководители компании (или другие сотрудники) составляют каждый свой прогноз относительно объема продаж (по продуктам и периодам) и передают его эксперту. Он формирует анонимное резюме и снова раздает его участникам исследования, которые изучают его и предлагают новый прогноз. Так продолжается до сглаживания всех разногласий. |
| Рыночный тест | Полная проверка реакции потребителей на товар и оценка | Открытость перед конкурентами, долго и дорого | В различных регионах проводятся тестовые продажи продукта |
| Анализ временных рядов | Объективно и дешево | Метод сложен в исполнении, не учитывает влияние маркетинговых кампаний, не подходит для новых товаров | Делится на три вида: скользящее среднее, экспоненциальное сглаживание, декомпозиция |
| Статистический анализ спроса | Объективный и понятный результат, позволяет выявить скрытые факторы, влияющие на сбыт | Самый сложный и трудоемкий метод | Прогноз делается на основе всех факторов, влияющих на продажи (экономические индексы, колебания курса валют и другие) |
Анализ временных рядов
Скользящее среднее
По методу скользящего среднего прогнозируемые продажи в будущем периоде будут равны объему продаж за прошлые отрезки времени. При этом не учитываются никакие иные факторы. Чем больше периодов берется в расчет, тем точнее будет прогноз, именно поэтому данный метод не эффективен для молодых компаний.
Пример. В магазине канцтоваров за 2016 год продали 2700 шариковых ручек, за 2015 – 3140, за 2014 – 2900. Прогноз на 2017 год: (2700+3140+2900)/3=2910.
Экспоненциальное сглаживание
Метод создания краткосрочных прогнозов на основе анализа данных за прошедшие периоды. Удобен для прогнозирования развития розничных продаж. Позволяет рассчитать, сколько товара потребуется в следующий аналогичный период (месяц, неделю).
Константа сглаживания (КС) может быть от 0 до 1. При среднем уровне продаж она равна 0,2-0,4, а во время роста (например, праздничные дни) – 0,7-0,9. Наиболее подходящее значение КС определяется опытным путем – выбирается значение с наименьшей погрешностью за прошедшие периоды.
Формула: КС * Фактический спрос за текущий период + (1-КС) * Прогноз на текущий период .
Пример. За месяц в магазине канцтоваров продали 640 блокнотов при предыдущем прогнозе 610, КС – 0,3. Прогноз на следующий месяц: 0,3*640 + (1-0,3)*610= 619.
Декомпозиция и коэффициент сезонности
Декомпозиция состоит из сезонности, тренда и цикличности. На практике многие предприниматели останавливаются на применении коэффициента сезонности. Он используется при создании плана продаж на основе дохода за прошлые периоды для предприятия, чей оборот зависит от сезонности.
Шаг 1. Определение сезонной динамики. Наглядным цифровым показателем здесь выступит коэффициент сезонности.
- Взять общую сумму продаж за прошлый год и разделить ее на 12. Таким образом, вы получите среднемесячное значение.
- Сумму продаж за каждый месяц расчетного года разделить на среднее значение.
Пример. За прошлый год магазин осуществил продаж на 850 000 руб. Из них 44 000 в январе, 50 000 в феврале и так далее. Среднемесячное значение 850000/12 = 70 830 руб. Коэффициент сезонности января: 44000/70830=0,62, для февраля: 50000/70830=0,71.
В итоге каждый месяц получит свой коэффициент. Для надежности стоит рассчитать такие коэффициенты за несколько прошлых лет и оставить для дальнейших действий их среднее значение.
Шаг 2. Определить цель. Например, вы ставите цель увеличить продажи на 20%. Расчет произвести просто: к сумме продаж за прошлый год нужно прибавить 20%.
850000+20% = 1 020 000 руб.
Шаг 3. Составить план продаж на месяц. Общий план на год далее предстоит разбить на более мелкие периоды – в нашем примере это месяцы.
- Годовую цель разделить на 12 – получится средний план на месяц.
- Умножить средний план на коэффициент сезонности по каждому месяцу.
Пример. Средний план на месяц: 1020000/12 = 85 000 руб. План на январь: 85000*0,62 = 52 700 руб., план на февраль: 85000*0,71 = 60 350 руб.
Итогом станет план продаж на каждый месяц. Если будет выполнен ежемесячный план, то будет достигнута и общая цель по увеличению продаж на год. Гораздо проще контролировать выполнение плана по небольшим временным отрезкам, и предпринимать оперативные меры, чем пытаться нагнать цель в последние месяцы года.
Оформление плана продаж
План продаж как документ состоит из нескольких пунктов.
Перечислим все основные по порядку:
- Шапка, состоящая из заголовка («План продаж отдела….») и указания автора («Составлен…» далее должность и Ф.И.О. составившего план).
- Первый пункт – сотрудники и достижения. Здесь стоит перечислить всех работников отдела, указать потребность в новых кадрах, если есть таковая, а также упомянуть ключевые достижения за прошлый период.
- Второй пункт – итоги прошлого периода. Для наглядности можно включить в документ график роста и спада продаж, привести итоговые значения не только по отделу в целом, но и по каждому сотруднику в частности, в процентном соотношении указать, насколько был перевыполнен или недовыполнен прошлый план.
- Третий пункт – план на будущий период. Указывается сумма плана, перечисляются основные планируемые сделки, клиенты, которые уже готовы заключить контракт и прочие моменты, обеспечивающие гарантию прибыли в новом периоде.
- Четвертый пункт – необходимые мероприятия. Далее, речь идет о действиях, которые еще только предстоит выполнить для достижения цели. Это могут быть изменения ценовой политики, рекламные акции, обновление технической базы компании и многие другие.
- Дата и подписи утвердивших план руководителей.
С получившимся документом должны ознакомиться все сотрудники фирмы. Только после коллективного обсуждения и утверждения план можно официально признавать «компасом», по которому будет двигаться компания в новом году, квартале или месяце.
Структуризация плана
План продаж – это карта для развития любого бизнеса, продающего товары или услуги. Без этой карты дело рискует заблудиться, ходить кругами или вовсе двигаться в обратном направлении. А чем подробнее карта – тем проще путнику не сбиться с пути.
Опираясь на особенности , поставьте цели сразу в нескольких направлениях:
- Доля регионального и макрорынка;
- Объем продаж в целом;
- Финансовая прибыль.
Каждый большой план по возможности разбивайте на более частные. По каждому направлению, продукту, по количеству клиентов и так далее, в зависимости от вашего бизнеса.
Чем больше компания, тем больше планов придется составить. Помимо генерального, общего для всех сотрудников плана продаж, свои цели должны быть у каждого филиала, подразделения, отдела, менеджера и простого продавца.
Подобная детализация плана необходима на каждом предприятии.
Структуризация плана в идеале должна происходить по всем доступным сечениям:
- Регионы (где и сколько будет продано);
- Продавцы (кто и сколько продаст);
- Товары (сколько чего будет продано);
- Время (когда и сколько будет продано);
- Каналы сбыта (кому и сколько будет продано);
- Характер продаж (сколько продаж гарантировано, а сколько только запланировано).
Распространенные ошибки
Ошибка 1. Прогноз продаж вместо плана. Прогноз может быть частью плана продаж, но никак не может заменять его. Прогноз лишь описывает ситуацию, которая может сложиться, а может и не сложиться в будущем.
План же содержит описание цели, которую необходимо достичь, и условия, которые потребуется для этого выполнить. Он подразумевает набор определенных инструментов, с помощью которых будет достигнут результат: рекламные акции, обучение сотрудников, снижение цен.
Ошибка 2. План построен на основе только прошлогодних достижений. Анализ плана продаждолжен учитывать все важные факторы. Недопустимо сбрасывать со счетов экономическую ситуацию в стране и регионе, конкурентов, новые технологии и другие изменения, которые безусловно повлияют на продажи.
Ошибка 3. Объединение всех покупателей в одно целое. Даже у самых маленьких торговых предприятий есть определенные группы покупателей. Они могут объединяться по различным признакам: покупающие одну категорию товара, постоянные покупатели или новые клиенты, совершающие случайные покупки в торговой точке или нашедшие ваши товары в интернете. Формируя план, необходимо учесть, что вы можете предложить каждой из групп, и что возможно получить взамен.
Ошибка 4. В плане не указаны сроки и ответственные лица. В плане продаж все должно быть четко: какая цель, когда должна быть выполнена, кем и засчет каких инструментов.
Ошибка 5. План недостаточно структуризирован. Свой индивидуальный план должен быть у каждого отдела и продавца в частности. Согласитесь, что когда нет собственного плана, слишком велико искушение возложить всю ответственность на коллег.
Ошибка 6. План не обсуждался с продавцами. План никогда не будет проработанным до конца, если его составлял один менеджер, руководствуясь лишь отчетами и графиками. Продавцы, работающие «на передовой», должны как минимум иметь возможность обсуждать план с руководством, а еще лучше непосредственно участвовать в создании плана продаж.
Будьте уверены, что план вы составили верно, если по итогам периода он оказался выполнен на 85-105%.
Как добиться выполнения плана
Одно дело составлять план для себя. Это может сделать стремящийся увеличить прибыль предприниматель или менеджер, нацеленный на карьерный рост.
Но совсем другая ситуация с планами для подчиненных. Не стоит строжайшим образом наказывать за каждое невыполнение плана продаж и держать сотрудников в ежовых рукавицах – это малоэффективно.
Лучше прислушайтесь к советам опытных предпринимателей:
- Коротко, но максимально полно сформулируйте, что вы хотите от своих работников. Лучше донести это до них в письменной форме.
- Стимулируйте финансово. Лучшие работники достойны премии.
- Установите бонусы не только за 100% выполнение, но и каждое преодоление некоего минимального порога (например, 60%). Пусть работник и не выполнил план, но видно, что он старался.
- Штрафуйте за систематические нарушения.
- Финансово зависеть от выполнения планов должна вся вертикаль сотрудников (от рядового продавца до топ-менеджера).
- Уважайте и цените своих сотрудников и стремитесь к тому, чтобы они любили свое место работы и были заинтересованы в развитии и процветании фирмы.
