Отказ работодателя в письменной форме. Законный отказ в приеме на работу

Распространенная ситуация: кандидат, пришедший на собеседование, подходит по всем формальным признакам, но профессиональное чутье подсказывает HR-специалисту, что брать на работу его не надо. Вроде бы подходит его образование, есть опыт, но личностные характеристики выдают в нем нежелательного для вашего предприятия работника. Ясно, что надо ему отказать. Только как это сделать корректно?

Специалисты в области психологии считают, что сотрудники кадровых служб не должны привязываться к кандидату как к родному. Конечно, на человека потрачено время и силы, ведь его надо выслушать, проникнуться, начать сопереживать и т.д. Однако к каждому собеседованию лучше относиться как к работе: приняли кандидата или отказали - это только часть рабочего процесса, не требующая больших эмоций. Поэтому и отказать человеку можно в стандартной, общепринятой форме: «Спасибо, что уделили мне/нам время. К сожалению, ...»

Точно так же и кандидат должен относиться к каждому своему собеседованию как к рабочему вопросу и быть безэмоциональным. На приняли, зато я получил опыт. Не подхожу, значит надо совершенствовать навыки, учить языки, повторить учебный курс и т.д. Однако, хорошо понимая, что не все кандидаты стрессоустойчивы, недостаточно хорошо готовы к процессу поиска работы и могут на отказ в приеме отреагировать болезненно, HR-специалисты все чаще ищут универсальные формулировки для финальной части собеседования.

Самая печальная и примитивная фраза - «Вы нам не подходите». В принципе, все здесь правильно. Кандидат может не подходить по профессиональным качествам, по личностным характеристикам, отсутствию навыков и т.д. Но есть и другие варианты попрощаться красиво и умно.

Такой подход уже не расстроит кандидата, а наоборот - будет стимулировать к дальнейшему поиску рабочего места и не даст потерять уверенность в себе.

Учитывая, что по новым правилам кандидат может потребовать от отдела кадров письменного уведомления, по каким причинам его не приняли, стоит быть осторожными в любых формулировках. Разговаривая с кандидатом, лично или по телефону, лучше говорить так, будто... завтра все это придется повторить в суде. То есть выбирать такие емкие и грамотные фразы, чтобы любой суд (в прямом смысле слова) мог признать правоту специалиста кадрового отдела.

Большинство специалистов по HR, опрошенных Rabota.ru в социальных сетях, считают, что с людьми вообще лучше не ссориться, не расставаться грубо, не умалять их достоинства. Потому что мир настолько тесен, что этого же человека, не прошедшего собеседование в твоей компании, уже завтра можно встретить в компании партнеров, в вышестоящей организации или, например, обратиться именно к этому человеку за неимением вообще никаких других кандидатов.

Не имеет большого значения, в какой форме кандидату сообщают об отказе - с помощью официального письма или телефонного звонка. Главное, не говорить «Мы вам перезвоним» и... не позвонить. А ведь именно эта ситуация распространена в рекрутинге и в Москве, и в регионах, и кандидаты давно уже советуют друг другу на форумах и в социальных сетях не верить подобной фразе, не ждать звонков, а наоборот - не останавливаться в поисках работы.

Кадровикам не надо придумывать формулировок, которые рассыпятся как карточный домик уже через неделю-другую. Зачем (даже из лучших побуждений) говорить, например, что «вакансия была заморожена» или «у другого кандидата оказалось больше опыта работы в банковской сфере», если такой блеф очень скоро всплывет наружу - ведь в профессиональных сообществах, как правило, всем все быстро становится известно: вакансия действовала, взяли человека без опыта и т.д.

Что такое «отказ кандидату»? Это информирование соискателя (кандидата) об отказе в рассмотрении его кандидатуры на вакансию в компании. Иными словами, это негативная информация, которую сообщает менеджер по персоналу соискателю.

HR-специалисты должны помнить о том, что именно от них зависит мнение, которое складывается о компании у соискателей, особенно в тех случаях, когда они сообщают им неприятную информацию об отказе в рассмотрении их кандидатуры.

Все те соискатели, которые по тем или иным причинам не были приглашены на работу, в дальнейшем будут распространять информацию о компании своим друзьям и знакомым. И от HR-специалиста зависит, какие отзывы соискатель будет давать. Кандидат, который остался недоволен потенциальным работодателем, может нанести существенный ущерб его репутации, распространяя негативную информацию о компании на рынке труда.

Формула успешного отказа кандидату

Обязательно следует соблюдать принципы предоставления отказа кандидату. Что это значит? Принципы предоставления отказа кандидату - это стандарты общения, обязательные для HR-специалиста.

Корректность . Отказ кандидату всегда осуществляется в корректной форме. Недопустимо предоставлять отказ в форме, которую кандидат сможет счесть для себя обидной или оскорбительной. Наиболее распространенные ошибки: «Вы нам не подходите», «Мы не готовы вас рассматривать».

Жалобы о некорректных формах отказа и грубости менеджеров по работе с персоналом очень распространены. Именно они могут стать причиной «черного пиара» работодателя.

Взаимоуважение. HR-специалист и кандидат - равноправные участники процесса поиска сотрудника. Продуктивность взаимодействия зависит от способности каждой из сторон с уважением относиться к потребностям, пожеланиям, возможностям, приоритетам, мнению и решению друг друга.

Пунктуальность. Недопустимо опаздывать на интервью, звонить несвоевременно и нарушать другие правила делового этикета. Быть пунктуальным - это самое простое, что может сделать HR-специалист для создания у соискателя положительного мнения о компании в целом.

Ориентация на дальнейшее сотрудничество. Независимо от степени заинтересованности в кандидате, HR-специалист при отказе обозначает возможность сотрудничества в будущем.

Сохранение партнерских отношений с кандидатом в случае отказа - это:

• гарантия отсутствия «черного пиара» со стороны кандидата;
• возможность оперативно предлагать кандидату более подходящие для него вакансии;
• возможность запросить у кандидата рекомендацию на его коллегу, получить какую-либо полезную информацию.

Недопустимо отказывать кандидатам по дискриминационным причинам (из-за пола, национальности, происхождения, возраста и др.). Это несет правовые риски для компании.

Причины отказа кандидату

• Отказ по деловым качествам
  Под ними подразумевают способности человека выполнять те или иные трудовые функции. Учитываются профессиональные и личностные качества работника.
• Несоответствие мотивации кандидата условиям вакансии
  Если ожидания кандидата не соответствуют условиям вакансии, то с большой долей вероятности можно прогнозировать неуспешную адаптацию кандидата и увольнение в короткие сроки. Если мотивация кандидата не будет реализована при трудоустройстве, лучше честно предупредить его об этом. Грамотная оценка мотивации кандидата на стадии интервью является показателем качества подбора персонала.
• Дискриминационный отказ
  Отказ по любой причине, не связанной с деловыми качествами соискателя. Самыми распространенными видами дискриминации являются отказы по причине возраста («слишком старый, у нас все моложе»), половой принадлежности («только мужчина, а то женщина в декрет уйдет»), совокупности личностной оценки кандидата («у него такой характер, что мы не сработаемся»), внешним данным («у нее слишком непрезентабельная внешность) и прочие.

Виды и форма отказа кандидатам

1. Письменный отказ. Решение предоставляется кандидату в письменном виде.
2. Устный отказ. Отказ, предоставленный кандидату устно, по телефону или при личном общении.
3. Отказ по умолчанию. Существует предварительная договоренность с кандидатом о том, что если до определенной даты HR-специалист не свяжется с соискателем повторно, то это следует понимать как отказ от рассмотрения кандидатуры.

Необходимо соблюдать договоренности по времени предоставления кандидату обратной связи. В случае если обстоятельства не позволили вам соблюсти договоренности по времени, принесите свои извинения за задержку.

Если же такие вопросы все же появились, то следует придерживаться следующих правил. В частности, делать акцент на конкурсном характере отбора, по возможности избегать конкретных указаний на причины отказа, ограничиться теми «недочетами» в профессиональном опыте кандидата, которые максимально не соответствуют требованиям вакансии. Если аргументировать отказ, ссылаясь на деловые качества соискателя, сложно, то следует объяснить отказ принятием решения в пользу внутреннего кандидата.

Рекомендуется проводить беседу с кандидатом по поводу отказа в достаточно интенсивном темпе. Нужно говорить четко, быстро, не делать паузы между аргументацией отказа и следующим этапом - завершением отказа. Этот прием позволит не спровоцировать кандидата на неудобные вопросы.

Правила предоставления отказа на разных этапах интервью

Всем ли кандидатам необходимо предоставлять обратную связь при отказе? Желательно предоставлять устный отказ всем кандидатам, с которыми HR-специалист осуществлял взаимодействие. Однако это не всегда возможно.

В случаях, когда предоставление устного отказа всем кандидатам, не прошедшим отбор, связано со значительными временными затратами, допустимо сузить круг лиц.

Когда возникает необходимость уменьшить круг кандидатов, которым в случае отказа предоставляется устная обратная связь?

• при подборе персонала на массовые должности;
• при высокой интенсивности (большом количестве) входящего потока кандидатов;
• при срочном проекте по подбору персонала в условиях узких временных сроков;
• при приоритетных нагрузках HR-специалиста по другим направлениям деятельности.

Нужно помнить, что чем более плотно и долго HR-специалист общается с кандидатом, тем выше необходимость предоставлять ему устную обратную связь в случае отказа. А также если кандидат на вакансию получил большое количество согласований, то HR-специалисту будет сложнее предоставлять ему отказ.

Гражданин откликнулся на вакансию «главный бухгалтер», размещенную организацией на сайте hh.ru. Потенциальный работодатель рассмотрел резюме, но отказался от сотрудничества без разъяснений. Соискатель решил выяснить, почему его кандидатура не подошла, и потребовал письменное обоснование отказа в приеме на работу.

Но почтовое сообщение, которое отправил гражданин, вернулось. Фактически организация отказалась давать разъяснения, что соискатель расценил как нарушение требований законодательства, в частности, необоснованный отказ в приеме на работу, запрещенный ст. 64 ТК РФ . Он обратился в суд, требуя, чтобы его официально трудоустроили, выплатили компенсацию за время вынужденного прогула и моральный ущерб.

Реакция суда

Иск рассматривал сначала Останкинский районный суд г. Москвы, а затем Московский городской суд в качестве апелляционной инстанции (Апелляционное определение от 16.04.2018 по делу № 33-11357/2018). В обоих случаях судьи напомнили, что ограничение прав или установление преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от различных характеристик и обстоятельств недопустимо, если определенные требования не содержатся в законодательстве. Вместе с тем кадровые решения относительно подбора персонала — это прерогатива работодателя. Поэтому заключение трудового договора с конкретным лицом, ищущим работу, является правом, а не обязанностью организации.

Судьи также обратили внимание, что не содержит норм, обязывающих работодателя принимать на вакантные должности или работы людей немедленно. Поэтому в каждом отдельном случае необходимо проверять, сообщала ли компания об имеющихся вакансиях (сообщение в органы службы занятости, в СМИ, на доске объявлений), велись ли переговоры о приеме на работу с конкретным лицом, по каким основаниям ему было отказано в заключении трудового договора.

Учитывая, что лицу, подавшему резюме на вакансию, размещенную на сайте hh.ru, было сразу отказано, и переговоры с ним не велись, работодатель не обязан объяснять, почему отказывается заключать с ним трудовой договор. Какие-либо иные доказательства обращения к работодателю с требованием заключить трудовой договор в рассматриваемом деле отсутствуют. На этом основании суды отказали в удовлетворении исковых требований.

Обратите внимание, что это уже не первое решение в пользу работодателей. В Апелляционном определении Московского городского суда от 30.05.2014 по делу № 33-17864/14 содержится аналогичный вывод: если соискатель отвергнут на стадии рассмотрения резюме, объяснять ему причины отказа в заключении трудового договора не обязательно.

Когда придется давать письменные разъяснения об отказе в трудоустройстве

Всем понятно, что необоснованный отказ в заключении трудового договора может быть оспорен в суде, а работодатель наказан. Однако в ст. 64 ТК РФ , где прописан запрет, даются ссылки на такие особенности, как:

• национальность;
• раса;
• наличие детей;
• возраст;
• социальное и семейное положение;
• беременность;

• письменное приглашение на работу в порядке перевода от другого работодателя;
• другие обстоятельства, не связанные с деловыми качествами работников.

Но это лишь примерный перечень причин, по которым работодатель не вправе отказать в приеме на работу соискателю. Поэтому вопрос о том, имела ли место дискриминация при отказе в заключении трудового договора, решается судом при рассмотрении конкретного дела.

Вместе с тем судебная практика показывает, что отказ в приеме на работу после собеседования уже может стать основанием для требования письменно объяснить причины отказа, если нарушение действительно имело место (см. например, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 12.09.2017 № 33-19103/2017 по делу № 2-1140/2017).

Какое возможно наказание

Помимо требования заключить трудовой договор с соискателем, за необоснованный отказ работодателя могут привлечь к ответственности по . По ней грозит предупреждение или штрафы. Для должностных лиц они составляют от 1000 до 5000 рублей, для юридических — от 30 000 до 50 000 рублей.

Работа рекрутёра имеет свою специфику – отказывать соискателям приходится гораздо чаще, чем сообщать им о том, что они приняты на вакантную должность. От того, каким будет отказ, во многом зависит репутация компании на кадровом рынке. Как сказать нет кандидату, не обидев его и тем более не спровоцировав судебный процесс?

Советы менеджерам по кадрам дают специалисты портала Superjob.

Помните об этике
Итак, сопоставив своё впечатление о кандидате, с которым состоялось собеседование, с требованиями вакансии, Вы приходите к выводу, что данный специалист для компании не подходит. Какими должны быть Ваши дальнейшие шаги? Первое, что следует сделать, когда решение об отказе принято, - сообщить об этом кандидату. Вы можете возразить, что не всегда есть время обзванивать всех, кто приходил на собеседование, да и непросто говорить человеку, что он не подошёл. Однако стоит пересилить себя и донести эту не слишком приятную новость до соискателя. И не просто донести, а сделать это грамотно, чтобы не задеть личное достоинство человека и не спровоцировать негатив с его стороны. Обратную связь с соискателем можно осуществить несколькими способами.

Телефон или письмо
Сообщить кандидату о том, что он не подходит для работы в Вашей компании можно, позвонив ему или отправив электронное письмо. Что же лучше? В профессиональном сообществе сложилось устойчивое мнение: в большинстве случаев (но не во всех) электронное письмо – хорошая замена телефонной беседе. Главное, чтобы составлено оно было правильно, ведь рекрутёр – официальное лицо компании, а письменный отказ при неблагоприятных обстоятельствах вполне может стать юридическим документом в суде.

Расставить все точки над «i» по телефону несколько сложнее, ведь Вам придется отвечать на вопросы соискателя, а возможно, и выслушать нечто неприятное в свой адрес, если человек сочтет, что в Вашей компании его не оценили.

Выбор формы сообщения зависит от многих факторов: от уровня вакансии, предварительной договорённости с кандидатом, а также от количества соискателей, приходивших на собеседование по поводу работы на конкретной должности. Очевидно, что потенциальному топ-менеджеру, прошедшему несколько этапов собеседования, лучше перезвонить, нежели отправлять письмо.

Бывает, что кандидатам приходится отказывать и при личной встрече, к примеру, когда они сами приезжают в офис, чтобы поинтересоваться своей судьбой. Такой вариант развития событий потребует от Вас максимального такта и вежливости.

Аргументы, и только аргументы
Судя по результатам опроса Исследовательского центра Superjob.ru, в существовании дискриминации при поиске работы убеждено большинство россиян. Известно немало случаев, когда отвергнутые соискатели приходили в офис, добиваясь личной встречи с руководителем, или забрасывали кадровую службу гневными письмами. Чтобы избежать подобных осложнений, Ваш отказ должен быть однозначным, но доброжелательным. Какой бы способ общения с кандидатом Вы ни выбрали, главное – правильно построить диалог (или монолог, если Вы предпочли письменное обращение).

Объясняя соискателю, почему он не подошёл, очень важно ссылаться исключительно на его деловые качества. Не забывайте, что никакие обстоятельства, кроме профессиональных качеств работника, не могут быть причиной отказа в принятии на работу (статья 3 ТК РФ).

Конечно, в реальности при принятии решения работодатель не может не учитывать такие качества соискателя, как возраст, пол, место жительства и т. д. Однако сообщить молодому человеку, претендовавшему на должность офис-менеджера, что он не подходит компании, потому что «девушка предпочтительнее», означает признать факт нарушения трудового законодательства. Поэтому, дабы не усложнять жизнь самим себе, найдите благовидную причину отказа и сформулируйте её лаконично, не вдаваясь в подробности. В зависимости от ситуации можно пользоваться, например, такими формулировками: «Уровень образования другого соискателя больше соответствует нашим требованиям»; «Руководство компании решило продвинуть на эту позицию одного из уже работающих у нас специалистов»; «В настоящий момент нам необходим человек с большим опытом работы в нефтегазовой (лесопромышленной, пищевой, химической) отрасли» и т. д.

Немного психологии
Существуют и определенные психологические приемы, позволяющие наименее болезненно расстаться с неподходящим кандидатом. К примеру, отказывая, сделайте акцент на тех аспектах работы в Вашей компании, которые идут в разрез с интересами соискателя. Так, женщине, имеющей ребенка, можно указать на то, что в компании не принято уходить с работы раньше, соответственно, ей придется доплачивать няне. Или кандидату, чьей заветной мечтой является карьерный рост, можно сказать, что организация приветствует рост только по горизонтали и здесь у него будет мало шансов «продвинуться». Для того чтобы построить диалог таким образом, нужно знать приоритеты кандидата, его ожидания от работы. Но данная стратегия хорошо работает – один или несколько таких аргументов снизят заинтересованность соискателя в вакансии, и он воспримет отказ менее болезненно.

На позитивной ноте
Шаблоны «отказных» писем несложно найти в сети, однако не стоит использовать один вариант на все случаи жизни. В зависимости от ситуации можно пользоваться, например, такими формулировками: «Уровень образования другого соискателя больше соответствует нашим требованиям»; «Руководство компании решило продвинуть на эту позицию одного из уже работающих у нас специалистов»; «В настоящий момент нам необходим человек с большим опытом работы в нефтегазовой (лесопромышленной, пищевой, химической) отрасли» и т.д. В письме желательно обратиться к соискателю по имени, это не займёт много времени, но придаст ответу личный характер.

Нередко подобные письма или телефонный разговор завершают фразой: «Ваше резюме осталось в нашей базе данных, и, возможно, в будущем мы свяжемся с Вами». Но единого мнения среди рекрутёров относительно целесообразности такой формулировки нет. Кто-то считает, что не стоит безосновательно обнадёживать кандидата, другие уверены: профессиональный мир тесен, и не исключено, что соискатель действительно когда-нибудь может оказаться полезен компании.

Эту фразу вполне можно заменить комплиментом, похвалой на тему профессиональных качеств соискателя. В любом случае, завершать беседу или письмо следует на позитивной ноте. Обязательно поблагодарите кандидата за участие в конкурсе, пожелайте ему удачи в дальнейших поисках и попрощайтесь. Не секрет, что репутация компании во многом формируется усилиями соискателей, которых не приняли на работу, поэтому будьте доброжелательны и вежливы!